この記事の対象
- DXを進めたいが、専任の担当を置く余裕がない
- 年度の計画に落とすため、いつ何が起きるかの見通しがほしい
- 過去に導入を試みたが、途中で止まった経験がある
各期の作業項目と成果物は12か月ロードマップに並べています。ここでは各期の判断と関わり方を、自社の下水道の管路調査での進め方を交えて書きます。
なぜ3か月ごとに区切るのか
3か月で区切るのは、区切りごとに続ける・変える・やめるを決めるためです。繁忙期が数か月続く事業もあるため、区切りの位置は暦の四半期ではなく、その会社の年度と繁忙期に合わせます。
私たちの管路調査は自治体の発注が年度単位で、年度末に工期が集中します。入札の前後は現場が空くため、聞き取りと試験運用はその時期に寄せ、年度末は展開ではなく記録をためる期間に充てます。集中する時期に操作説明を重ねると、通常業務も導入作業も中途半端になりやすいためです。
決裁の間隔も見ます。費用を決める場が四半期ごとの会議しかないなら、その1か月前に中間の結果が出る形に逆算します。
止めるサインも決めておきます。4〜6か月で試験運用に使う人が増えず、理由が入力の手間ではなく業務の前提のずれだったとき。7〜9か月で現場から要望が一件も上がらないとき。止めても、業務フローとデータ一覧は次の検討に使えます。
1〜3か月：課題を要件にする
決めるのは、最初の対象、改善を見る指標、次の期でつくる範囲の3つです。対象の選び方は業務フロー診断の進め方に譲ります。候補が並んだときは、週1回に満たない業務を選びません。同じ数字を書き写す工程に3人以上が関わるものを先に取ります。自社では、現場のメモを報告書に転記し、さらに発注者の様式へ書き直す管路調査の報告書を先に選びました。同じ数字を3回書く工程が、最も頻度が高かったためです。
あわせて確かめるのは、担当者から話を聞ける状態かどうかです。現場に出ずっぱりの一人しか当事者がいないときは、対象を変える前に聞き取りの方法を変えます。現場に同行し、作業の合間に書きかけの帳票を見せてもらう形です。それも取れないときに、初めて対象を入れ替えます。
指標は現場と事務の担当者に案を出してもらい、決裁者が承認します。変えてよいのは、測れないと分かったときと、業務の前提が変わったときです。決裁者が別の指標を出してきたら、差し替えずに並べ、次の期の実測で確かめます。
4〜6か月：つくるかを決める
この期の入口には、つくるかつくらないかの分岐があります。例外が少なく、発注者ごとの様式差が設定の範囲で収まるなら、既製SaaSの項目設計と様式の統一、運用ルールの整備で足りることがあります。その場合も、7か月目以降の定着と効果測定は同じ形で進めます。
つくる場合に難しいのは、入れない機能を決めることです。基準は、それが無いと対象業務が最後まで回らないかの一点です。自社の報告書では、写真番号と距離の突き合わせは最小構成に入れ、異常ランクの集計とグラフは入れませんでした。突き合わせは毎回起きますが、集計は年度末にまとめれば足りるためです。
AIをこの期に載せるのは、記録の項目と粒度が決まる前だと、出力の良し悪しを判定する側が無いためです。定着したあとで足すと、決まった手順を変える手間が乗ります。最小構成と同じ期に、同じ帳票の上で載せる形が扱いやすいと考えています。1用途の選び方はAI導入が現場に定着しない理由にあります。
7〜9か月：定着と横展開
この期の判断は、出てきた要望を個別の事情と標準にすべきことに分けることです。目安は、同じ要望が別の現場や部門でも出るかどうか。自社では、発注者と年度で変わる仕様書の凡例は標準に入れず、対応表を運用側に置きました。凡例を機能にすると、年度が変わるたびに改修が要るためです。
横展開は、業務の形が似ている先から始めます。形が違うところへ先に広げると、標準にすべきかの判断が一度に増えます。私たちは管路調査、建設施工、工具販売、映像制作と形の違う事業を持っています。共通にできたのは案件、顧客、写真、書類の置き場所までで、案件の単位は調査と施工で分かれ、工具販売には在庫という軸が要りました。似た先が無いときは、台帳の共通部分だけを残し、手順は事業ごとに分けます。
10〜12か月：成果と継続
比べる相手は、1〜3か月で決めた指標です。困るのは着手前の記録が無いことで、後から思い出すと数字の意味が人により変わります。自社の管路調査では、1スパンあたりの報告書作成にかかる時間、発注者様式への書き直しの回数、写真番号と距離の食い違いの件数を、着手前に控えています。粗くてよいのですが、季節で中身が変わるため、1か月分以上あると比べやすくなります。
次年度の計画では、広げる範囲とやめることを両方決めます。二重に残った紙やExcelを止められるかが分かれ目です。担当者が代わっても回るよう、設定を変えられる人を2人以上にし、運用ルールと決めた理由を共有場所に置きます。
つまずきやすいところ
| 起こりやすいこと | しておくと止まりにくいこと |
|---|---|
| 担当者が現場と事務を兼務している | 週1回30分でも定例を先に押さえ、資料は事前に渡す。その場は判断だけにする |
| 日中は現場が動き、打ち合わせが組めない | 朝礼前か帰社後に置く。雨天中止の日は人が揃うため、予備日に押さえておく |
| 繁忙期に入り、数か月動かなくなる | 繁忙期と検査の時期を先に聞き、その期間は記録をためる時期にする |
体制と事前の準備
専任を置けなくても、次の3つが社内にあれば進めやすくなります。質問と要望の集まる窓口が1人いること。費用と優先順位を決める人が、1〜3か月の結論を見ていること。その人が使えば周りが続く現場のキーパーソンが、試験運用に入っていることです。
私たちの側は、聞き取りと整理、要件の言語化、設計と実装、操作説明の資料、運用ルールの案、各期の報告を担当します。社内でお願いするのは、業務の実態の共有、対象と優先順位の決定、運用ルールの最終判断です。支援の範囲はFDE・AI実装支援に掲載しています。
最初の打ち合わせの前に、繁忙期と決裁の場の日程、着手前の状態として控えられる記録（提出日、差戻し回数、問い合わせ件数）、対象候補の業務3つとその頻度・人数をご用意いただけると、聞き取りが1回分ほど短くなります。
ククルFMがどう進めているか
代表は、コンサルティング会社で電力・ガス・素材業界のDX戦略策定や業務改革を支援してきました。そこでは専任のチームと事務局が立ち、資料も会議体も多層です。同じ形を中小企業に持ち込むと、窓口の一人が資料づくりで埋まり、本業が止まります。そこで定例は30分に短くし、事前に渡す資料は1枚に抑え、決裁は会議ではなく報告1枚で通せる形にしています。
よくある質問
12か月より短くできますか。
対象を1つの帳票や1つの現場に絞れば、最初の期を短くできることがあります。ただし定着と効果の確認には業務が一巡する期間が要るため、短くする分は範囲を狭めます。
予算の見通しはどう立てればよいですか。
費用は主に4つで決まります。対象の画面と帳票の数、既存システムやSaaSとの連携の有無、現場に同行する回数、試験運用に立ち会う期間です。1〜3か月の整理が薄いと、4〜6か月のつくり直しとして後の期に効いてきます。業務フローとデータ一覧、要件のたたき台が揃うと見積の幅は狭まります。年度の予算では1〜3か月を確定させ、以降は幅を持たせる形をお勧めしています。
途中の期だけ依頼できますか。
できます。業務の整理が済んでいれば4〜6か月から、仕組みは動いているが使われていない状態であれば7〜9か月からのご相談も承っています。
現場で使われる状態にするための判断基準は現場DXとは何かにまとめています。 自社に合わせた進め方はお問い合わせからご相談ください。