AI導入が現場に定着しない理由。業務設計・教育・ルール・評価から考える

この記事の対象

• 社内でAIツールを契約したが、使っているのが一部の人に限られている
• 現場や事務にどう広げればよいか決めかねている
• 情報の取り扱いが不安で、踏み込めていない

「使ってみた」で止まる流れ

よくあるのは、次のような流れです。社内でAIツールを契約する。詳しい人が試して、便利だという声が上がる。全員に案内を出す。数週間後、使っているのは最初の数人だけ。

この流れで抜けているのは、「どの業務の、どの手順を、AIに置き換えるのか」を決める工程です。道具を配る前に、置き場所を決める。順番が逆になると、使う人それぞれが用途を探すことになり、探すのが面倒な人から離れていきます。

理由1 業務設計：用途が絞られていない

「AIを使う」は目的になりません。使う場面が決まっていないと、思い出したときだけ開くツールになります。最初の1用途は、次の3つを満たすものから選ぶことをお勧めしています。

• 頻度が高い（週に何度も発生する）
• 出力を人が確認できる（読めば良し悪しが分かる）
• 間違えても取り返しがつく（対外的な確定文書ではない）

理由2 教育：任せてよい範囲を教えていない

研修では、指示文の書き方を教えることが多いと思います。ただ、現場の人が本当に知りたいのは「これはAIに任せていいのか」です。書き方が上手になっても、任せてよい範囲が分からなければ、結局使いません。

教える内容は、次の3つに分けると伝わりやすくなります。

• 任せてよい作業（下書き、要約、検索、分類の下ごしらえ）
• 人が確認してから使う作業（社外に出す文書、数字を含む記載）
• 入力しない情報（取り決めのない個人情報、秘密保持の対象、認証情報）

この3つを1枚の紙にして手元に置けるようにするだけでも、使ってよいかどうかで止まる時間が減ります。

理由3 ルール：入力してよい情報の線引きがない

線引きがないと、使う人は「不安だから使わない」か「気づかないまま機密を入れる」かのどちらかに寄ります。どちらも組織にとって良い状態ではありません。最低限、次の4点は決めておきたいところです。

• 入力してよい情報（社内で作成した手順書、個人や取引先が特定されない形に整えた記録など）
• 扱わない情報（取り決めのない個人情報、図面・見積・単価、認証情報など）
• 判断に迷ったときの相談先（誰に聞けばよいか）
• 出力を社外に出すときの確認手順（誰が確認し、誰が承認するか）

ククルFMが案件で出発点にしている考え方は、AI・データの取扱い方針に掲載しています。お客様側にセキュリティ基準がある場合は、その内容に沿って調整します。線引きの具体例は現場・バックオフィスにおけるAI活用例に書いています。

理由4 評価：何をもって良しとするか決めていない

利用回数だけを見ていると、使うこと自体が目的になります。見たいのは、業務側の変化です。

• 下書きから提出までにかかる時間
• 差戻しの回数
• 「あの資料どこ」という問い合わせの数
• 質問の中身の変化（使い方の質問から、こうしたいという要望へ変わっているか）

厳密な計測でなくてもかまいません。始める前の状態を、関係者が同じ言葉で言えることのほうが大切です。

定着した状態とは

定着とは、「AIを使う時間」がなくなり、いつもの手順の一部になっている状態だと考えています。下書きはAIが用意し、人が確認し、承認する。この流れが、画面の作りと運用ルールの両方に書かれていて、担当者が代わっても同じように回る。ここまで来ると、使う・使わないという話題自体が出なくなります。

ククルFMの進め方

私たちは、用途を1つに絞ることから始めます。そして、AIの出力は下書きとして扱い、人が確認・承認する手順をあわせて設計します。加えて、AIが誤った内容を出す前提で、元の記録をたどれる形を残します。

自社の下水道の管路調査を例にすると、報告書の所見の下書きをAIに用意させることはできます。しかし、写真番号と距離の突き合わせ、台帳との照合、その年度の仕様書の凡例に合っているかどうかは、人が確認する工程として残します。凡例は発注者と年度によって変わるため、過去のデータをそのまま当てはめられないからです。どこまでを任せ、どこから人が見るのか。この線引きを業務ごとに決めることが、定着の中身だと考えています。

よくある質問

現場側の情報の流れをどう整えるかは現場DXとは何かに、 支援の範囲はFDE・AI実装支援にまとめています。