学習ゴール
- 業務でChatGPTを使う前に決めるべき「入力禁止境界」と、再現性の高いプロンプトの型を説明できる。
- 要約・たたき台・レビューの3パターンで、1日以内に実務で1回は成功体験を作れる。
前提知識
- ChatGPTはブラウザまたはアプリから利用できる対話型AIです（アカウント作成と利用規約の同意が必要）。
- 出力は参考情報であり、必ず人間が最終確認する前提で読み進めてください。
キーコンセプトと用語
- プロンプト：AIへの指示文。目的・読者・形式を書くほどブレが減ります。
- コンテキスト：背景情報。欠けると一般的すぎる答えになりやすいです。
- 抽象化：固有名詞や数値をA社・X円のように置き換え、構造だけ渡すこと。
- 改善ループ：1往復で完璧を狙わず、たたき台→指摘→修正を短く回す考え方。
手順（ステップバイステップ）
- 境界を決める：個人情報・契約・未公開数値・認証情報は入れない方針をメモに1行で書く。
- 最初の成功を小さくする：メール下書きや200字要約など、失敗しても致命傷にならない題材から試す。
- 型を選ぶ：要約／たたき台／レビューのどれかに絞って依頼する。
- 材料を箇条書き：目的／相手／期限／NG／素材を5行以内で並べ、最後に「出力形式」を添える。
- 2〜3往復で仕上げる：初回は80点でよいので広げ、次で「短く」「敬語を統一」など具体修正を指示する。
- 自己最終チェック：事実・数値・固有名詞・トーンを人の目で確認してから送信・採用する。
実践ミニ演習
- 演習A：手元の社内資料1枚分を、固有名詞を伏せたうえで「決定事項・未決・次アクション」の3見出しに要約させる。
- 演習B：依頼メールのたたき台を出し、2回目で「200字以内・期限を明示・謝罪は1回だけ」など条件を足す。
- 演習C：自分の文章を貼り、「誤解されやすい箇所を列挙→修正案→最終文」の順で出力させる。
セルフチェックリスト
- [ ] 機密・個人情報が入っていない、または抽象化できている
- [ ] 読者と目的が1行で書けている
- [ ] 出力の形式（箇条書き・字数・見出し）を指定した
- [ ] 1回で完璧を狙わず、改善指示を用意した
- [ ] 採用前にファクトとトーンを人が確認した
つまずきポイントと対処
- 当たり障りのない答え → 前提と制約を増やす。「誰向け／何の局面／禁止事項」を足す。
- 長すぎる → 「上限◯字」「箇条書きのみ」「結論先出し」を明示する。
- 勝手に事実が増える → 「不明な点は不明と書く」「推測は推測とラベル」とルールを先に渡す。
型の深化：要約・たたき台・レビュー
要約は「会議共有・報告の入口」、たたき台は「ゼロからの時間短縮」、レビューは「品質の底上げ」です。週ごとにどれを1本ずつ回すか決めると習慣化しやすく、チームでも同じ型を配布できます。
業務への落とし込み（メール・議事・FAQ）
メールは件名＋本文の定型、議事は決定・ToDoの列、FAQは想定問いの列を先に作ってからAIに埋めさせると修正コストが下がります。成果物は必ずテンプレに当てはめてから社外に出してください。
運用ノート：経営・現場とのコミュニケーション
導入初期は「速さ」より再現性をKPIにすると揉めにくいです。例えば週次で「型どおりに回した依頼数」と「手戻り件数」だけを記録し、改善はプロンプト1行の修正に留めると負荷が低いまま底上げできます。上司説明では「AIが文章を代筆する」のではなく、型とチェックで品質を担保すると言い切ると理解が進みやすいです。顧客向け案件では、入力前のマスキング手順を紙にして配布し、クライアントワークでも通用する境界線を先に共有しておくと安心です。
（学習の定着）
組織学習の観点では、週次15分の振り返りをカレンダーに固定し、うまくいった依頼文や依頼テンプレは共有ドライブへコピーして資産化します。四半期ごとに公式の利用規約と社内ポリシーを突き合わせ、差分があれば短いチケットで追記してください。個人メモでも「日付・用途・入力の要点・出力の使い道」を1セットで残すと検索性が上がり、異動時の引き継ぎもスムーズです。ステークホルダー別の典型的な懸念（経営はROI、情シスは漏洩、現場は手間と心理的負担）を箇条書きで持っておくと、同じ学びを説明する場面でも言い換え疲れが減ります。公開可否が曖昧な資料はそもそもAIに入力しない、と自分で宣言しておく線引きメモがあると、日々の判断が速くなります。
まとめ：次に何をするか
社内メモに「入力禁止」と「3つの型」を貼り、明日までに演習A〜Cのいずれか1つを実施してみてください。慣れてきたら 実務プロンプトの作り方 で型を5ブロックに拡張すると再現性がさらに上がります。
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権利表記・引用について
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